Kuidas vältida puhkuste perioodiga kaasnevat lisastressi?
12. august 2021
Suvi ja puhkus on midagi, mida kõik töötajad pikisilmi ootavad. Ent mündil on ka teine pool – kolleegi asendamine tema puhkuse ajal ja topelt tööülesannete täitmine võib kujuneda tööl olijale üpris stressirohkeks. Kuidas seda olukorda töötajate jaoks sujuvamaks muuta ja korraldada puhkuste perioodi nii, et ka ettevõtte protsessid laitmatult edasi toimiks? Kogemusi jagab ERGO kindlustuse müügijuht Helen Sutt.
„Puhkuste asendamise korraldamisel on neli olulist aspekti: säilitada ettevõtte teeninduskvaliteet klientide ootustele vastaval tasemel, hoida tööprotsessid jätkusuutlikuna, arvestada organisatsiooni äriprotsessidest tulenevate ootamatute väljakutsetega ning pidada igal sammul meeles töötajate (ka juhtide) vajadusi. Ettevõtetelt nagu ERGO, kelle töötajad tänaseni valdavalt kodukontorites töötavad, eeldab puhkuseperioodi korraldamine veelgi suuremat usaldust oma töötajate suhtes ning oskust neid ka distantsilt motiveerida ja innustada,“ toob Sutt välja.
Tuginedes ERGO edukale praktikale, annab kindlustusfirma müügijuht vastuse enam levinud küsimustele puhkuste perioodi efektiivseks ja stressivabaks planeerimiseks.
Kes keda peaks asendama?
Tõhusaim ja kõige levinum lahendus on see, kus teineteist asendavad sarnaste kompetentsidega ning tööülesannetega töötajad. Ent motivatsiooni seisukohalt võib suurepärase tulemuse saavutada, andes töötajale võimaluse omandada uusi kogemusi ja täita ajutiselt oma igapäevasest tööst mõnevõrra erinevaid ülesandeid.
Näiteks ERGOs on meeskondi, kus juhi puhkuse ajal asendab teda keegi meeskonna liikmete seast, kas kõigis või spetsiifilise sisuga tööülesannetes. Erinevalt tavapärasest lähenemisest, kus juhti asendab teine sama taseme juht, on mõnel meeskonna liikmel olemas vajalikud valdkonnapõhised teadmised ning oskused, mistõttu niisugune töö korraldamine on efektiivsuse seisukohalt kõige otstarbekam ning ka töötajale motiveeriv.
Puhkuse soovi kooskõlastamist asendajaga toetab ka infotehnoloogiline lahendus, mis eeldab asendaja nõusolekut, enne kui juht selle kinnitab.
Millal on õige aeg puhkuste planeerimiseks?
Üldjuhul pannakse puhkused paika aasta esimeste kuude jooksul, mis ühelt poolt on tööandja kohustus, kuid teisalt annab võimaluse töötajal planeerida oma aega ja tööalaseid tegevusi pikemalt ette. Pikem ette planeerimine võimaldab korraldada asju nii, et puhkuse asendajale ei jääks liiga suurt töökoormust ning ka puhkuselt tagasi tulles ei ootaks töötajat meeletu töökuhi. Samas peab ettevõte olema paindlik ka puhkusesoovide osas, mis tekivad jooksvalt.
Töötajaid hindavale ning peresõbralikule organisatsioonile on omane, et puhkuste planeerimisel jagatakse vastutust meeskonnana, üksteisega arvestatakse ning asendamiste kokkuleppimisel leitakse lahendus, mis on sobiv nii puhkajale kui asendajale. Meie praktika näitab, et kui puhkused on planeeritud töötajate soove arvestades ning meeskonnas, kus eesmärgid ning nendega seotud vastutus on selged, saab vajadusel olla paindlik ning teha muudatusi.
Kuidas töö puhkuste perioodil tõhusalt korraldada?
Puhkuste perioodi töö korraldamisel on tähtis arvestada kõikide oluliste tööprotsesside jätkusuutlikkusega. Samas võib alati ette tulla ootamatuid olukordi, mille jaoks on oluline omada varuplaani.
Kuigi see alati ei pruugi õnnestuda, võiks eesmärk olla asendaja töökoormust mitte suurendada ning jälgida, et ajutiselt lisandunud kohustused mahuvad tema tavapärase tööaja sisse. Enamasti on võimalik tegevusi planeerida selliselt, et töötaja puhkuse ajaks ongi tema töölõiku kavandatud vähem tegevusi, et asendajat mitte üle koormata. Ka suuremahuliste projektide puhul on otstarbekas kavandada need nii, et arvestataks projektis osalejate puhkustega ehk puhkuste perioodi võiks planeerida väiksema ressursimahuga tegevused.
Kui organisatsioonis on positsioone, mille asendamine töömahust tulenevalt vajab lisaressurssi, on mõistlik värvata puhkuste perioodiks ajutist tööjõudu. ERGO on osalenud näiteks tudengitele mõeldud karjäärimessidel ja leidnud sealt suurepäraseid kolleege, kes soovivad just suveperioodil omandada praktilist töökogemust ning on valmis panustama puhkuste asendajana.
Kas juht saab päriselt puhata?
Juhi võimalus puhata on paljuski seotud sellega, kuivõrd hästi on tema enda ja tema juhitavate osakondade töö korraldatud, kuidas on organisatsioonis laiemalt reguleeritud käitumine ootamatutes olukordades ning missugustest praktikatest nende lahendamisel lähtutakse. Organisatsioon peaks toimima nii, et kõik olulised tegevused on delegeeritavad ning ühegi töötaja puudumine ei jäta tööprotsessidesse auku.
Oma positsioonist tulenevalt võib juht tunnetada vastutust ka puhkuse ajal, kuid temagi vajab aega, et ennast tööteemadest täielikult välja lülitada. See, kas ta päriselt puhkab, sõltub aga paljuski juba inimesest endast. Oluline on aru saada, et kõiki juhi ülesandeid ei pea täitma üks inimene, vaid neid saab jagada vastavalt meeskonna kompetentsile.
