ERGO case study: Kuidas käib värbamine ja uude ametisse sisseelamine kaugtöö ajal? 

4. mai 2020

1. Töövestluseid kandidaatide ja praktikahuvilistega on võimalik edukalt teha Microsoft Teams’i abil. „Seda võimalust kasutasime ERGOs aeg-ajalt ka varem, nii et siinkohal ei ole eriolukord palju muudatusi kaasa toonud,“ rääkis Marju Kuusik. Pigem võib töö kodukontoris nii värbaja kui kandidaadi jaoks pakkuda hoopis teistsuguseid väljakutseid. „Leida pere, laste ja lemmikloomade kõrvalt see vaikne tunnike, et koduses keskkonnas vestlus läbi viia, vajab tavapärasest rohkem planeerimist.“ Kui uus kolleeg on leitud, valmistab IT-tugi ette vajalikud töövahendid ning uue töötajaga lepitakse kokku, kuidas ta need turvaliselt ja kontaktivabalt kätte saab.

2. Kodukontoris tööd alustav kolleeg vajab varasemast suuremat IT ja juhi tuge. 

Uute töötajate liitumine ettevõttega paneb senisest suurema ressursivajaduse IT osakonnale ja töötaja vahetule juhile, kelle ülesanne on distantsilt olla abiks uute programmide, töökorralduse jmt tutvustamisel. „Kui kontoris on uuel töötajal võimalik iga küsimusega pöörduda lähima kolleegi poole, siis kodukontoris võib ta end tunda esialgu üksikuna,“ rääkis Helena Jõerand-Konsap, kelle esimene kuu pärast lapsepuhkuselt naasmist on möödunud just eriolukorras töötades. „On väga oluline, et nii vahetu juht kui ka IT-tugi on esimestel nädalatel uut töötajat aitamas ja juhendamas. Siinkohal on olnud suureks abiks sisseelamist toetavad juhendmaterjalid ja videokoolitused, mida oleme ERGOs juba enne eriolukorda regulaarselt koostanud.“

3. Koolituste läbiviimine läbi veebikeskkonna on väljakutse kõigile osapooltele. 

Ka ERGO sisekoolituste läbiviijad olid uues olukorras. „Majasisesed koolitusplaanid oleme koostanud sarnaselt varasemale, kuid nüüd oleme viinud plaanitud koolitused ellu üle interneti,“ selgitas Marju Kuusik. Nii toimus esimest korda üle Teams’i ERGO uue töötaja koolituspäev. Vaatamata sellele, et sisekoolitajad olid esmalt kahtleval seisukohal, kui hästi on võimalik osalejaid inspireerida ja motiveerida läbi arvutiekraani nii nagu seda on võimalik teha tavalisel koolitusel, olid kõik valmis proovima. Kindlasti on vahetu suhtlemine ja koolitus efektiivsem, kuid kuna uued kolleegid olid alustamas distantsilt, siis oli eriti oluline, et ka nemad saaksid meie ettevõtte tunnetuse ja sooja vastuvõtu osaliseks. Meie koolitajad said uue väljakutsega kenasti hakkama ja seda tõestas ka tagasiside koolitusele:“…Sooviksin kõiki tänada oma panuse eest, sest sain väga hea ja sooja emotsiooni osaliseks, kuidas ERGO pere toimetab eriolukorras ja uuele töötajale on see minu arust väga hea sõnum, et koos saame kõigega hakkama“. 

„Selleks, et koolitusest oleks maksimaalne kasu, oleme alustavatele müügitöötajatele kodukontoritesse andnud sülearvutid koos lisamonitoriga, et ühel ekraanil saaks koolitusi kuulata ja jälgida ning teisel ekraanil kohe uued teadmised praktikas järele proovida,“ lisas Marju Kuusik.

4. Heaks tavaks uute töötajate sisseelamisel kodukontori tingimustes on regulaarsed Teams’i koosolekud.

„Siin on kindlasti oluline roll uue töötaja otsesel juhil, kes on sisseelamisel ja esimestel nädalatel rohkem toeks, juhendab ja korraldab video teel meeskonnakoosolekuid,“ sõnas Helena Jõerand-Konsap. Oluline on, et kodukontoris tööd alustav uus tiimiliige ei tunneks ennast üksi või kõrvale jäetuna ning saaks võimalikult kiirelt osa meeskonnavaimust.

Lisaks on meil ERGOkatele eraldi Facebooki grupp, kus jagatakse jagame toredaid pilte või lugemismaterjali, mis annab võimaluse uutel töötajatel näha ja mõista, kes on tema uued kolleegid ja millega nad tegelevad. Näiteks oleme seal jaganud pilte kodukontoritest või hommikustest rutiinidest kaugtöö ajal.

5. Ära unusta ka teisi töötajaid!

Kuna kriis pani meid kõiki uude olukorda, kus tuli leida tasakaal töö- ja eraelu vahel, siis korraldasime ERGOs ka veebiseminari, kus oma ala spetsialistid jagasid häid nippe, kuidas enda jaoks hetkeolukorda kaardistada ja tuua kaugtöötamisse selgust ja tõhusust. 

Mõlemad koolitus- ja värbamisspetsialistid tõid aga välja, et kõike, mida on vähegi võimalik tavapärases rutiinis edasi teha, on võimalusel jätkatud läbi veebilahenduste. Näiteks toimuvad ERGOs arenguvestlused üle Microsoft Teamsi. „Usume, et kuigi teeme tööd distantsilt, on meie jaoks ka täna oluline see tunne, et juht on olemas ja lähedal ning on võimalik teha kokkuleppeid ja arenguplaane edasiseks perioodiks,“ lisas Marju Kuusik.

Praegune olukord on vajanud kõigi jaoks kohanemist, kuid samas on see meid sundinud katsetama mitmeid uusi põnevaid lähenemisi, kuidas asju hoopis teisiti teha. Äärmiselt positiivne on olnud näha kõigi osakondade, IT ja koolitajate positiivset pealehakkamist ja tuge, et uued inimesed saaksid võimalikult mugavalt ja kiiresti distantsilt ERGOs alustada ning on valmis nende sujuvat sisseelamist igati toetama.